Acta de protocolización

Un acta de protocolización es un documento notarial donde aportas al Notario documentos que posees, ya sean públicos o privados, para que se incorporen a su archivo oficial. Imagina que es como guardar un documento importante en una caja fuerte a perpetuidad, asegurando su conservación y la posibilidad de obtener copias siempre que lo necesites. Sirve fundamentalmente para garantizar la custodia y preservación de tus documentos.

La importancia radica en que el Notario, como funcionario público, custodia estos documentos en su protocolo, que es propiedad del Estado, asegurando su conservación ininterrumpida y a perpetuidad. Esto te protege ante el riesgo de pérdida, deterioro o sustracción de documentos valiosos, permitiéndote siempre obtener una copia auténtica si la necesitas para cualquier trámite o defensa de tus derechos.

Además de la seguridad en la conservación, un acta de protocolización te permite acreditar fehacientemente la identidad de quien aporta los documentos en una fecha concreta, y la existencia de dichos documentos en ese momento. Esto puede ser crucial como prueba frente a terceros en situaciones donde se quiera demostrar la posesión de un documento o su contenido en un día determinado.

Se recurre a ella para salvaguardar documentos importantes ante el temor de extravío, robo o deterioro, como contratos antiguos o documentos empresariales. También es útil para conservar resoluciones judiciales que podrían ser expurgadas con el tiempo, o para dejar constancia de la existencia de un documento y su fecha cierta. Recientemente, se usa mucho para protocolizar correos electrónicos o conversaciones de WhatsApp que puedan tener relevancia probatoria.

El acta identificará a la persona que aporta los documentos, dejará constancia de su entrega y de que se unen a la matriz del acta notarial. Se especificará el número de folios del documento aportado para evitar futuras alteraciones. Es un registro claro y conciso de la operación.

Generalmente se protocolizan documentos privados como contratos y declaraciones de voluntad, pero también se pueden incluir documentos públicos como sentencias o resoluciones administrativas. Además, se admiten impresos, planos, fotograbados y gráficos, siempre que su naturaleza y medida lo permitan, ampliando el abanico de lo que se puede asegurar.

Sí, para documentos privados de contenido contractual, solo se protocolizan si uno de los contratantes lo solicita para evitar su extravío o autentificar su fecha, pero no tendrán todos los efectos de una escritura pública. Además, si el documento está sujeto a impuestos como el de Transmisiones Patrimoniales, debe constar la liquidación o pago para poder ser protocolizado.

No, el acta de protocolización solo da fe de que una persona ha entregado unos documentos a un Notario en una fecha determinada y que estos se han incorporado a su protocolo. No valida la exactitud o veracidad del contenido del documento en sí; para ello, se deberán utilizar otros medios de prueba si fuera necesario.

Sí, es posible otorgar un acta mixta. Esto significa que, además de incorporar documentos al protocolo, el requirente puede hacer declaraciones o manifestaciones que también se harán constar en el mismo documento, combinando así la seguridad de la protocolización con la de un acta de manifestaciones.

El proceso es sencillo: contacta con nuestra notaría para concertar una cita, acude con los documentos a protocolizar y tu identificación. El Notario revisará los documentos, te identificará y autorizará el acta, incorporando los documentos a su protocolo. Finalmente, te entregaremos una copia auténtica para que puedas hacer uso de ella.